ERP คืออะไร

                                                                                            อาจาารย์วิโรจน์   สถาปนิกกุล
                                                                                               สถาบันพัฒนาธุรกิจไทย
                                                                                                080-609-1635

                             ERP คืออะไร

·    ห่วงโซ่ของกิจกรรมขององค์กร

               องค์กรธุรกิจประกอบกิจกรรมธุรกิจในการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า  กิจกรรมดังกล่าวเป็นกิจกรรม  “สร้างมูลค่า”        ของทรัพยากรธุรกิจให้เกิดเป็นสินค้าหรือบริการและส่งมอบ “มูลค่า” นั้นให้แก่ลูกค้า โดยกระบวนการสร้างมูลค่าจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ โดยแต่ละส่วนจะรับผิดชอบงานในส่วนของตน และมูลค่าสุดท้ายจะเกิดจากการประสานงานระหว่างแต่ละส่วนหรือแผนกย่อยๆ  ดังนั้นกิจกรรมที่สร้างมูลค่านั้น ประกอบด้วยการเชื่อมโยงของกิจกรรมของแผนกต่างๆ ในองค์กร  การเชื่อมโยงของบริษัทเพื่อให้เกิดมูลค่านี้ เรียกว่า “ห่วงโซ่ของมูลค่า (value  chain)”

           

ห่วงโซ่ของกิจกรรมที่สร้างมูลค่าให้กับลูกค้า

จากรูปแบ่งกิจกรรมออกเป็นส่วนสำคัญ 3 ส่วนคือ การจัดซื้อ การผลิต การขาย        

·    ปัญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารธุรกิจ

                    ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ การเชื่อมโยงของกิจกรรมการเพิ่มมูลค่าของแต่ละแผนก มักจะมีปัญหาเรื่องการสูญเปล่าและการขาดประสิทธิภาพ อีกทั้งการใช้เวลาระหว่างกิจกรรมที่ยาวเกินไป       ทำให้ผลผลิตต่ำลง เกิดความยากลำบากในการรับรู้สถานภาพการทำงานของแผนกต่างๆ ได้       ทำให้การตัดสินใจในการลงทุนและบริหารทรัพยากรต่างๆ ทำได้ยากขึ้น การบริหารเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กรไม่สามารถทำได้

ปัญหาเชิงบริหารที่เกิดขึ้น

           

ปัญหาเชิงบริหาร ที่เกิดขึ้นได้แก่

1. การขยายขอบเขตการเชื่อมโยงของกิจกรรม

        เมื่อบริษัทเติบโตใหญ่ขึ้น กิจกรรมการสร้างมูลค่าให้กับลูกค้าจะเพิ่มขึ้น  การเชื่อมโยงของกิจกรรมจะยาวขึ้น

2. โครงสร้างการเชื่อมโยงของกิจกรรมซับซ้อนขึ้น 

         เมื่อบริษัทโตขึ้น การแบ่งงานของกิจกรรมสร้างมูลค่าให้กับแผนกต่างๆ และการเชื่อมโยงของ     กิจกรรมจะซับซ้อนขึ้น

3. เกิดการสูญเปล่าในกิจกรรมและความรวดเร็วในการทำงานลดลง

       เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่างๆ ขยายใหญ่และซับซ้อนขึ้น จะเกิดกำแพงระหว่างแผนก เกิดการสูญเปล่าของกิจกรรม  ความสัมพันธ์ในแนวนอนระหว่างกิจกรรมจะช้าลง  ทำให้ประสิทธิภาพในการเชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมดต่ำลง

4. การรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทำได้ยาก

        เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่างๆ ขยายขอบเขตใหญ่ขึ้น  ความซับซ้อนในการเชื่อมโยงกิจกรรมมากขึ้น  การรับรู้สภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกต่างๆ  ทำได้ยากขึ้น ไม่สามารถส่ง    ข้อมูลให้ผู้บริหารรับรู้ได้ทันที

5. การลงทุนและบริหารทรัพยากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดทำได้ยาก

        ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และทันเวลาในการลงทุน และบริหารทรัพยากรขององค์กรเพื่อให้ลูกค้าเกิดความพอใจสูงสุดในสินค้าและบริการ

               เมื่อเกิดปัญหาต่างๆ การนำ ERP มาใช้ในการบริหารธุรกิจจึงเป็นหนทางหนึ่งที่จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้นได้

·    ระบบ ERP หมายถึงอะไร

                      ERP   ย่อมาจาก  Enterprise  Resource  Planning  หมายถึง  การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร

                   ERP จึงเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ      ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนก และทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด

                      ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร ระบบ ERP สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยงกันอย่าง real time 

บทบาทของ ERP

ลักษณะสำคัญของระบบ ERP คือ

1. การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP   

             จุดเด่นของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง    การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้าน   การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow)     ERP    ทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการข้อมูล ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด   พร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที   ทำให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

ERP รวมงานทุกอย่างเข้าเป็นระบบเดียวกัน

2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP

                              การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง(real  time) อย่างทันที เมื่อมีการใช้ระบบ ERP    ช่วยให้สามารถทำการปิดบัญชีได้ทุกวัน    เป็นรายวัน คำนวณ ต้นทุนและกำไรขาดทุนของบริษัทเป็นรายวัน

การรวมระบบงานของ ERP แบบ Real Time

 

       

3. ระบบ ERP มีฐานข้อมูล(database)  แบบสมุดลงบัญชี

               การที่ระบบ  ERP  สามารถรวมระบบงานต่าง ๆ เข้าเป็นระบบงานเดียว    แบบ Real time     ได้นั้น  ก็เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี  ซึ่งมีจุดเด่น คือ  คุณสมบัติของการเป็น  1  Fact  1  Place  ซึ่งต่างจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ  1  Fact  Several Places ทำให้ระบบซ้ำซ้อน  ขาดประสิทธิภาพ  เกิดความผิดพลาดและขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย

ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี

·   ERP  package  คืออะไร

               ERP  package  เป็น  application software  package  ซึ่งผลิตและจำหน่ายโดยบริษัทผู้จำหน่าย  ERP  package (Vendor   หรือ  Software Vendor)  เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างและบริหารงานระบบ  ERP  โดยจะใช้  ERP  package  ในการสร้างระบบงานการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต  การขาย  การบัญชี  และการบริหารบุคคล  ซึ่งเป็นระบบงานหลักขององค์กรขึ้นเป็นระบบสารสนเทศรวมขององค์กร   โดยรวมระบบงานทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน

จุดเด่นของ  ERP  package

1. เป็น  Application Software  ที่รวมระบบงานหลักอันเป็นพื้นฐานของการสร้างระบบ  ERP ขององค์กร

         ERP  package จะต่างจาก  software package  ที่ใช้ในงานแต่ละส่วนในองค์กร  เช่น     production  control software, accounting software ฯลฯ   แต่ละ software ดังกล่าวจะเป็น    application  software เฉพาะสำหรับแต่ละระบบงานและใช้งานแยกกัน    ขณะที่  ERP  package  นั้นจะรวมระบบงานหลักต่างๆ ขององค์กรเข้าเป็นระบบอยู่ใน  package  เดียวกัน ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของการสร้างระบบ  ERP  ขององค์กร

2. สามารถเสนอ  business scenario และ  business process  ซึ่งถูกสร้างเป็น  pattern  ไว้ได้

          ERP package ได้รวบรวมเอาความต้องการสำคัญขององค์กรเข้าไว้ เป็นระบบในรูปแบบของ  business process  มากมาย  ทำให้ผู้ใช้สามารถนำเอารูปแบบต่างๆ ของ business   process  ที่เตรียมไว้มาผสมผสานให้เกิดเป็น  business scenario   ที่เหมาะสมกับลักษณะทางธุรกิจขององค์กรของผู้ใช้ได้

       3. สามารถจัดทำและเสนอรูปแบบ  business process  ที่เป็นมาตรฐานสำหรับองค์กรได้

การจัดทำ  business process  ในรูปแบบต่างๆ นั้นสามารถจัดให้เป็นรูปแบบมาตรฐานของ business process  ได้ด้วย ทำให้บางกรณีเราเรียก  ERP ว่า standard application software package

สาเหตุที่ต้องนำ  ERP  package มาใช้ในการสร้างระบบ คือ

1. ใช้เวลานานมากในการพัฒนา  software

 การที่จะพัฒนา  ERP  software  ขึ้นมาเองนั้น  มักต้องใช้เวลานานมากในการพัฒนา  และจะต้องพัฒนาทุกระบบงานหลักขององค์กรไปพร้อมๆ กันทั้งหมด จึงจะสามารถรวมระบบงานได้ ตามแนวคิดของ ERP ซึ่งจะกินเวลา  5-10  ปี  แต่ในแง่ของการบริหารองค์กร  ถ้าต้องการใช้ ระบบ  ERP  ฝ่ายบริหารไม่สามารถจะรอคอยได้เพราะสภาพแวดล้อมในการบริหารมีการเปลี่ยนแปลงตลอด  ระบบที่พัฒนาขึ้นอาจใช้งานไม่ได้  ดังนั้นผู้บริหารจึงไม่เลือกวิธีการพัฒนา  ERP  software เองในองค์กร

2. ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาสูงมาก

       การพัฒนา  business software  ที่รวมระบบงานต่างๆเข้ามาอยู่ใน  package เดียวกัน จะมีขอบเขตของงานกว้างใหญ่มากครอบคลุมทุกประเภทงาน  ต้องใช้เวลานานมากในการพัฒนาและค่าใช้จ่ายก็สูงมากตามไปด้วย หรือถ้าให้บริษัทที่รับพัฒนา software ประเมินราคาค่าพัฒนา ERP software ให้องค์กร ก็จะได้ในราคาที่สูงมาก ไม่สามารถยอมรับได้อีกเช่นกัน

3. ค่าดูแลระบบและบำรุงรักษาสูง

          เมื่อพัฒนา  business software  ขึ้นมาใช้เอง ก็ต้องดูแลและบำรุงรักษา และถ้ามีการเขียนโปรแกรมเพิ่มหรือแก้ไขโปรแกรม  การบำรุงรักษาจะต้องทำอยู่อย่างยาวนานตลอดอายุการใช้งาน  เมื่อรวมค่าบำรุงรักษาในระยะยาวต้องใช้เงินสูงมาก  อีกทั้งกรณีที่มีการปรับเปลี่ยน Software ไปตาม platform หรือ network ระบบต่างๆ ที่เปลี่ยนไปหรือเกิดขึ้นใหม่ ก็เป็นงานใหญ่ ถ้าเลือกที่จะดูแลระบบเองก็ต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษานี้ พร้อมกับรักษา บุคลากรด้าน IT นี้ไว้ตลอดด้วย

โครงสร้างของ  ERP  package

โครงสร้างของ ERP package

1. Business Application Software Module

      ประกอบด้วย  Module  ที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์กร คือ  การบริหารการขาย  การบริหารการผลิต   การบริหารการจัดซื้อ  บัญชี  การเงิน  บัญชีบริหาร ฯลฯ  แต่ละ  Module  สามารถทำงานอย่างโดดๆ  ได้  แต่ก็มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง  Module  กัน เมื่อกำหนด parameter ให้กับ module จะสามารถทำการเลือกรูปแบบ business process หรือ business rule ให้ตอบสนองเป้าหมายขององค์กรตาม business scenario  โดยมี business process ที่ปรับให้เข้ากับแต่ละองค์กรได้

      ERP  package ที่ต่างกันจะมีเนื้อหา และน้ำหนักการเน้นความสามารถของแต่ละ  Module ไม่เหมือนกัน  และเหมาะกับการนำไปใช้งานในธุรกิจที่ต่างกัน  ในการเลือกจึงต้องพิจารณาจุดนี้ด้วย

2. ฐานข้อมูลรวม  (Integrated database)

     Business application module จะ share ฐานข้อมูลชนิด Relational database  (RDBMS) หรืออาจจะเป็น  database เฉพาะของแต่ละ  ERP  package ก็ได้  Software Module จะประมวลผลทุก  transaction แบบเวลาจริง และบันทึกผลลงในฐานข้อมูลรวม โดยฐานข้อมูลรวมนี้สามารถถูก  access  จากทุก  Software Module ได้โดยตรงโดยไม่จำเป็นต้องทำ  batch processing หรือ File transfer  ระหว่าง  Software Module  เหมือนในอดีต  และทำให้ข้อมูลนั้นมีอยู่ “ที่เดียว”  ได้

3. System  Administration  Utility

     Utility  กำหนดการใช้งานต่างๆ ได้แก่ การลงทะเบียนผู้ใช้งาน, การกำหนดสิทธิการใช้, การรักษาความปลอดภัยข้อมูล, การบริหารระบบ  LAN และ   network  ของ   terminal, การบริหารจัดการ  database เป็นต้น

4. Development  and Customize Utility

ERP สามารถออกแบบระบบการทำงานใน business process ขององค์กรได้อย่างหลากหลาย  ตาม business scenario แต่บางครั้งอาจจะไม่สามารถสร้างรูปแบบอย่างที่ต้องการได้  หรือมีความต้องการที่จะ  Customize บางงานให้เข้ากับการทำงานของบริษัท  ERP  package  จึงได้เตรียม  Utility  ที่จะสนับสนุนการพัฒนาโปรแกรมส่วนนี้ไว้ด้วย  โดยจะมีระบบพัฒนาโปรแกรมภาษา 4GL (Fourth Generation Language) ให้มาด้วย

Function ของ ERP package

               ERP package โดยทั่วไปจะจัดเตรียม Software module สำหรับงานหลักของธุรกิจต่าง ๆ ไว้ดังนี้

               1. ระบบบัญชี

                              1.1 บัญชีการเงิน – General, Account Receivable, Account Payable,

                                                   Credit/Debit, Fixed Asset, Financial, Consolidated 

                                                   Accounts, Payroll, Currency Control(multi-currency)

                           1.2  บัญชีบริหาร – Budget Control, Cost Control, Profit Control,      

                                                    Profitability Analysis, ABC Cost  Control,

                                                    Management Analysis, Business Plan

             2. ระบบการผลิต

                              2.1 ควบคุมการผลิต        – Bill of Material, Production Control, MRP,

                          Scheduling, Production Cost Control, Production

                          Operation Control, Quality Control, Equipment 

                          Control, Multi-location Production Supporting 

                          System

                           2.2 ควบคุมสินค้าคงคลัง – Receipt/Shipment Control, Parts Supply 

                                                              Control, Raw Material, Stocktaking

                           2.3 การออกแบบ             – Technical Information Control, Parts Structure

                                                              Control, Drawing Control, Design Revision

                          Support System

                           2.4 การจัดซื้อ                 – Outsourcing/Purchasing, Procurement,

                                                              Acceptance, การคืนสินค้า, ใบเสนอราคา, ใบสัญญา

                       2.5 ควบคุมโครงการ       –  Budget, Planning, Project Control

    

             3. ระบบบริหารการขาย           –  Demand/Sales Forecasting , Purchase Order, Sales

                                                            Planning/Analysis, Customer Management,

                                                            Inquiry Management, Quotation Management,

                                                            Shipment Control, Marketing, Sale Agreement,

                                                            Sale Support, Invoice/Sales Control

               4. Logistics                         –  Logistic Requirement Planning ,

                                                           Shipment/Transport Control, Export/Import

                                                           Control, Warehouse management, Logistics

                                                           Support

            5. ระบบการบำรุงรักษา          –  Equipment Management, Maintenance Control,

                                                           Maintenance Planning

             6. ระบบบริหารบุคคล             –  Personnel Management, Labor Management,

                                                           Work Record Evaluation, Employment, Training

                                                            & HRD, Payroll, Welfare Management

                                                           

คุณสมบัติที่ดีของ  ERP package

               1. มีคุณสมบัติ online transaction system เพื่อให้สามารถใช้งานแบบ real time ได้

               2. รวมข้อมูลและ information ต่างๆ เข้ามาที่จุดเดียว และใช้งานร่วมกันโดยใช้ integrated     database

            3. มี application software module ที่มีความสามารถสูงสำหรับงานหลักๆ ของธุรกิจได้                  อย่างหลากหลาย

               4. มีความสามารถในการใช้งานในหลายประเทศ ข้ามประเทศ จึงสนับสนุนหลายภาษา                  หลายสกุลตรา

               5. มีความยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนขยายงานได้ง่าย เมื่อระบบงานหรือโครงสร้างองค์                  กรมีการเปลี่ยนแปลง

               6. มีขั้นตอนและวิธีการในการติดตั้งสร้างระบบ ERP ในองค์กรที่พร้อมและชัดเจน

               7. เตรียมสภาพแวดล้อม(ระบบสนับสนุน) สำหรับการพัฒนาฟังก์ชันที่ยังขาดอยู่เพิ่มเติมได้

               8. สามารถใช้กับเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆ

               9. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นมาตรฐานระดับโลก มีความเป็นระบบเปิด (open system)

            10. สามารถ interface หรือเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบงานที่มีอยู่แล้วในบริษัทได้

            11. มีระบบการอบรมบุคลากรในขั้นตอนการติดตั้งระบบ

            12. มีระบบสนับสนุนการดูแลและบำรุงรักษาระบบ

ชนิดของ ERP package

1. ERP ชนิดที่ใช้กับทุกธุรกิจหรือเฉพาะบางธุรกิจ

        ERP package โดยทั่วไปส่วนมากถูกออกแบบให้สามารถใช้ได้กับงานแทบทุกประเภทธุรกิจ   แต่งานหลักของธุรกิจซึ่งได้แก่ การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ มักจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ  ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยู่ในตลาดด้วย เช่น ERP package สำหรับอุตสาหกรรมเคมี   อุตสาหกรรมกระดาษ อุตสาหกรรมยา เป็นต้น

2. ERP สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือสำหรับ SMEs

       แต่เดิมนั้น ERP package ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่อย่างแพร่หลาย      ต่อมาตลาดเริ่มอิ่มตัว ผู้ผลิตจึงได้เริ่มหันเป้ามาสู่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อมมากขึ้นเรื่อยๆ   ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่  ขนาดกลาง หรือขนาดย่อม ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักต่างๆจะไม่แตกต่างกันมาก เพียงแต่ในธุรกิจขนาดใหญ่จะมีปริมาณของเนื้องานมากขึ้น   ปัจจุบันมี    ERP package ที่ออกแบบโดยเน้นสำหรับการใช้งานในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมโดยเฉพาะ ออกมาจำหน่ายมากขึ้น เช่น

- Oracle Application/Oracle

- People Soft

          - SAP

- CONTROL

- IFS Application

- MFG/PRO

     - J.D. Edwards